So verwenden Sie das neue KI-Schreibtool in Google Docs und Gmail

Dec 28, 2023

Von Howard Wen

Computerwelt |

Google schloss sich dem Goldrausch der generativen KI an und kündigte letzten Monat Pläne an, mehrere KI-gestützte Tools, gemeinsam Duet AI genannt, in seine Office-Suite Workspace zu integrieren. Zu diesen Funktionen gehören die automatisierte Projektplanung in Google Sheets, die Möglichkeit, Bilder aus Textaufforderungen in Google Slides zu erstellen und ein automatisiertes Schreibtool in Gmail und Google Docs namens „Help Me Write“.

Die KI-Tools in Folien und Tabellen sind noch nicht verfügbar, Help Me Write befindet sich jedoch in der eingeschränkten Vorschau; Sie können es in Google Docs oder Gmail im Web ausprobieren, indem Sie sich mit Ihrem Google-Konto für den Zugriff auf Workspace Labs anmelden. (Sie werden auf eine Warteliste gesetzt, bevor Ihnen Zugriff gewährt wird.) Wie das bekannte ChatGPT ist Help Me Write ein Chatbot-Tool, das geschriebenen Text basierend auf von Ihnen gegebenen Eingabeaufforderungen (Anweisungen) generiert.

Egal, ob Sie ein professioneller Autor sind oder sich davor fürchten, beruflich schreiben zu müssen, das Potenzial der KI-Unterstützung für Ihre Schreibaufgaben ist verlockend. Help Me Write kann tatsächlich lange Textpassagen schreiben, die einigermaßen lesbar sind. Die Ergebnisse sind jedoch mit Vorbehalten verbunden, darunter sachliche Fehler, Redundanz und zu allgemeine Prosa.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Help Me Write sowohl in Google Docs als auch in Gmail zum Generieren und Umschreiben von Text verwenden und wie Sie einige der Mängel des Tools beheben können. Da es sich im Vorschaustatus befindet, sollten Sie bedenken, dass es bei der endgültigen Veröffentlichung zu Änderungen an seinen Funktionen und den von ihm generierten Ergebnissen kommen kann.

(Als Metahinweis: Kein Teil dieses Artikels wurde von Help Me Write geschrieben. Viele Artikel über KI enthalten eine „Wendung“, in der der Autor verrät, dass das, was Sie gelesen haben, tatsächlich von einer KI geschrieben wurde. Das heißt Dies ist hier nicht der Fall. Ein Hauptgrund ist die Frage des Urheberrechts – wem gehören die von der KI generierten Wörter, insbesondere wenn ihr Dienst für die öffentliche Nutzung kostenlos ist?)

Sobald Ihnen Zugriff auf Workspace Labs gewährt wurde, erstellen Sie ein neues leeres Dokument in Docs. Oben im Dokument befindet sich eine Schaltfläche, die einen Bleistift mit einem +-Zeichen und den Worten „Hilf mir beim Schreiben“ enthält. Wenn Sie ein vorhandenes Dokument öffnen, sehen Sie am linken Rand Ihrer Dokumentseite eine kleine Schaltfläche mit dem Symbol „Bleistift +“. In Gmail wird dasselbe Symbol in der Symbolleiste am unteren Rand des Verfassen-Fensters angezeigt.

Von links nach rechts: Die Schaltfläche „Hilf mir beim Schreiben“, wie sie in einem neuen Google-Dokument, einem vorhandenen Google-Dokument und in Gmail angezeigt wird. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hilfe beim Schreiben“. In Docs wird der Bereich „Hilf mir beim Schreiben“ geöffnet. In Gmail wird unten im Verfassen-Fenster eine Texteingabeleiste angezeigt.

Innerhalb des Panels oder der Leiste sehen Sie mehrere Vorschläge für Eingabeaufforderungen – Wörter, die das Thema und die Art des Schreibens beschreiben, das „Help Me Write“ generieren soll – durch die Liste scrollen. Diese Vorschläge, wie zum Beispiel „Pitch für ein Produkt, mit dem Menschen Hologramme von sich selbst erstellen können“ oder „Eine Vorstellung für jemanden, den ich auf der Konferenz getroffen habe“, geben Ihnen eine Vorstellung davon, wie eine Aufforderung formuliert sein könnte.

Sowohl in Docs als auch in Gmail bietet Help Me Write Ideen für Aufforderungen, die Sie stellen können. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Geben Sie eine Eingabeaufforderung ein. Für diesen Leitfaden haben wir in Google Docs „Ein Schritt-für-Schritt-Plan für die Gründung eines kleinen Catering- und Veranstaltungskoordinatorunternehmens als Nebenjob“ eingegeben, um ein Planungsdokument anzufordern. Und in Gmail haben wir einen Geschäftsbrief mit folgender Aufforderung angefordert: „Folgen Sie dem Empfänger des Kunden und fragen Sie ihn, wie zufrieden er mit unserem Service ist, und laden Sie den Empfänger ein, mir mit weiteren Fragen zu antworten.“

Geben Sie Ihre Eingabeaufforderung für „Helfen Sie mir beim Schreiben“ ein. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Nachdem Sie Ihre Eingabeaufforderung eingegeben haben, klicken Sie auf Erstellen. „Help Me Write“ verarbeitet Ihre Eingabeaufforderung, was einige Sekunden dauern kann. es kommt darauf an, wie komplex der Wortlaut Ihrer Sofortanfrage ist. Dann öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem der generierte Text angezeigt wird, bei dem es sich um Sätze oder ganze Absätze handeln kann.

Die generierten Ergebnisse werden in einem neuen Panel angezeigt. Sie können den Text vor dem Einfügen verfeinern. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Unter diesen Ergebnissen finden Sie Optionen zum Neuanfang oder zur Verfeinerung des generierten Textes:

Neu erstellen:Wenn Sie mit dem von „Help Me Write“ generierten Text nicht zufrieden sind, können Sie durch Klicken auf diese Schaltfläche angewiesen werden, es mithilfe Ihrer Eingabeaufforderungen erneut zu versuchen.

Verfeinern:Wenn Sie dies auswählen, öffnet sich ein kleines Menü mit weiteren Optionen:

Formalisieren: „Help Me Write“ schreibt den generierten Text mit einem Wortlaut auf einem höheren akademischen Leseniveau um. (Seien Sie gewarnt: Dies kann zu gestelzter oder übermäßig wortreicher Prosa führen.)

Verkürzen:„Help Me Write“ schreibt den generierten Text mit weniger Wörtern neu.

Durchdacht:„Help Me Write“ generiert zusätzlichen Text, um basierend auf Ihren Eingabeaufforderungen weitere Details bereitzustellen.

Umformulieren (in Docs): „Help Me Write“ paraphrasiert den generierten Text. Diese Aktion unterscheidet sich von „Neu erstellen“. Wenn Sie auf „Neu erstellen“ klicken, startet Help Me Write den Textgenerierungsprozess basierend auf Ihren Eingabeaufforderungen erneut. Wenn Sie jedoch „Umformulieren“ auswählen, schreibt Help Me Write den bereits generierten Text neu.

Ich fühle mich glücklich(in Gmail): Dies ist wie ein Würfelspiel, bei dem Help Me Write Ihren E-Mail-Entwurf nach dem Zufallsprinzip auf beliebige Weise umschreibt, z. B. indem er ihn länger oder formeller macht oder ihn sogar als Liedtext arrangiert.

Ein Kundenbrief in Form eines Liedtextes ist nur eines der zufälligen Ergebnisse, die Sie mit der Option „Ich fühle mich glücklich“ erhalten können.

Wenn Sie mit dem von Help Me Write für Sie generierten Text zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen, um ihn Ihrem Dokument oder Ihrer E-Mail hinzuzufügen. Nachdem Sie den generierten Text eingefügt haben, wird er zu regulärem Dokumenttext, den Sie nach Belieben bearbeiten können.

Sie können Help Me Write verwenden, um Ihr Dokument oder Ihre E-Mail neu zu schreiben, unabhängig davon, ob sie ursprünglich von Ihnen geschrieben oder von Help Me Write generiert wurde.

Um „Help Me Write“ zum Umschreiben in Docs zu verwenden, markieren Sie den Text (Phrasen, Sätze oder Absätze), den „Help Me Write“ überarbeiten soll. Klicken Sie dann links neben dem markierten Text auf das Symbol „Hilfe beim Schreiben“.

In Docs können Sie mit „Help Me Write“ ausgewählten Text überarbeiten lassen. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Es öffnet sich ein Menü mit den gleichen „Verfeinern“-Umschreibungsoptionen, die wir zuvor gesehen haben: Formulieren, Kürzen, Ausarbeiten, Umformulieren. In diesem Menü gibt es auch eine fünfte Option: ein „Benutzerdefiniert“-Eingabefeld, in das Sie eine Eingabeaufforderung wie „in einer informellen Stimme“ oder „einfachere Formulierung verwenden“ eingeben können.

Helfen Sie mir, den ausgewählten Text in Docs ausführlicher zu verfassen. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

In Gmail können Sie „Help Me Write“ verwenden, um Ihren gesamten E-Mail-Entwurf neu zu schreiben – aber anders als in Docs können Sie nicht einzelne Phrasen, Sätze oder Absätze neu schreiben lassen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Hilf mir beim Schreiben“, und im sich öffnenden Menü können Sie „Formalisieren“, „Ausarbeiten“, „Kürzen“ oder „Ich fühle mich glücklich“ auswählen.

Obwohl „Help Me Write“ Ihnen beim Schreiben Ihres Geschäfts einen Vorsprung verschaffen kann, ist der generierte Text alles andere als perfekt. Daher ist es wichtig, die Ausgabe zu überprüfen und zu bearbeiten. Hier sind einige Mängel, auf die Sie bei den Ergebnissen achten sollten, die Help Me Write generiert:

Allgemeiner Inhalt: Viele der Passagen, die „Help Me Write“ generiert, sind allgemein gehalten und bieten nur sehr grundlegende Informationen. Selbst wenn Sie Ihre Aufforderungen sehr konkret formulieren, klingen die Ergebnisse möglicherweise immer noch vorgefertigt.

Help Me Write liefert oft allgemeine Prosa. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Redundanter Inhalt: Help Me Write generiert möglicherweise Text, der im Grunde dasselbe sagt wie der zuvor generierte Text. Dies kann passieren, wenn Sie mehrere Absätze generieren lassen und es dann anweisen, einen bestimmten Satz oder Absatz näher zu erläutern. Der zusätzliche Text, den Help Me Write generiert, liest sich möglicherweise ähnlich wie andere Passagen, die bereits für Sie generiert wurden. Es kann sich auch dafür entscheiden, diesen redundanten Inhalt in einem Listenformat darzustellen.

Ähnliche Ergebnisse für verschiedene Google-Nutzer: Andere Personen, die die gleichen oder ähnlich formulierten Aufforderungen mit „Help Me Write“ verwenden, könnten ähnliche Ergebnisse erzielen. Dies ist wahrscheinlich der Fall, wenn Sie es auffordern, über ein allgemeines Thema zu schreiben. Daher werden zwei Google-Nutzer, die beide „Help Me Write“ auffordern, beispielsweise einen Text zu generieren, der beschreibt, wie man einen Geschäftsplan erstellt, wahrscheinlich Ergebnisse erhalten, die sich fast gleich lesen. Je spezifischer Ihre Anfrage ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie einzigartige Ergebnisse erhalten.

Sachliche Fehler: Wenn Sie „Help Me Write“ auffordern, über Themen zu schreiben, die auf Fakten basieren (z. B. aktuelle Geschäftsanalysen oder Trends) oder technischer Natur sind, sollten Sie die Ergebnisse genau unter die Lupe nehmen, unabhängig davon, wie „richtig“ sie klingen. Sie sollten weitere Nachforschungen anstellen und im Internet nach zuverlässigen Ressourcen suchen, um zu bestätigen, was Help Me Write hervorgebracht hat.

Zusätzlich zur Faktenprüfung sollten Sie alle von Help Me Write generierten Passagen allgemein bearbeiten. Dieser Prozess umfasst das Durchlesen aller Texte und das anschließende Hinzufügen, Neuanordnen, Entfernen und Umschreiben von Text, je nachdem, was Sie für notwendig halten. Wenn Sie das Handwerk des Bearbeitens der Ausgabe von Help Me Write üben, können Sie Ihr Dokument oder Ihre E-Mail in einen endgültigen Entwurf umwandeln, der informativ und für andere Menschen ansprechend zum Lesen ist.

Obwohl Sie „Help Me Write“ Dokumente oder E-Mails von Grund auf erstellen lassen können, kann es Ihnen bessere Dienste leisten, wenn Sie es als Schreibassistent angehen. Beispielsweise können Sie „Help Me Write“ bitten, einen groben Entwurf für einen Geschäftsvorschlag oder einen Marketingplan zu erstellen, den Sie dann mit Ihrem eigenen Text konkretisieren.

Es kann auch für die Zusammenarbeit nützlich sein – zum Beispiel als Brainstorming-Tool. Versuchen Sie, mit Ihren Kollegen an einem gemeinsamen Dokument zusammenzuarbeiten, in dem jede Person „Help Me Write“ auffordert, Ideen zu generieren, auf denen alle aufbauen können.

Tatsächlich ist Ihre Interaktion mit Help Me Write selbst eine Form der Zusammenarbeit. Sie fordern „Help Me Write“ auf, Text zu generieren. Die Ergebnisse können Ihnen wiederum Ideen für die Herangehensweise an ein Thema liefern, und Sie arbeiten weiterhin mit der KI zusammen, um diese Ergebnisse in Ihrem endgültigen Entwurf zu verfeinern – so wird „Help Me Write“ zu Ihrem Mitarbeiter.

KI-Schreiben ist einfach das neueste Werkzeug in der sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsbeziehung zwischen Menschen und Technologie. Solange Sie die Regeln und Einschränkungen verstehen, können Help Me Write (und andere KI-gestützte Schreibtools) eine unschätzbare Hilfe sein, um Ihren Schreibprozess anzukurbeln oder das, was Sie bereits geschrieben haben, zu verfeinern.

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